Свідоцтва про народження, шлюб, смерть та інші акти цивільного стану зберігаються у відділах державної реєстрації актів цивільного стану (ДРАЦС) протягом 75 років. Після завершення цього терміну книги державної реєстрації передають на постійне зберігання до державних архівів відповідної області або міста Києва.

Куди звертатися по документ

Якщо з дати реєстрації акту цивільного стану минуло понад 75 років, для отримання документа необхідно звертатися безпосередньо до державного архіву, в якому зберігаються відповідні книги реєстрації. Саме архіви видають архівні довідки або витяги з актових записів.

Як подати запит до архіву

Запит можна подати:

- особисто;

- поштовим відправленням;

- електронною поштою (за умови, що архів приймає електронні звернення).

У запиті обов’язково потрібно зазначити:

- прізвище, ім’я та по батькові особи, щодо якої запитується документ;

- дату та місце події (народження, шлюбу, смерті тощо);

- контактні дані заявника (номер телефону, електронну або поштову адресу).

Термін розгляду запиту – до 30 календарних днів, а у виняткових випадках може бути продовжений до 45 днів.

Важливо

Якщо державний архів, у якому зберігаються документи, розташований на тимчасово окупованій території, Державна архівна служба України може визначити інший архів, який тимчасово зберігає копії документів і здійснює видачу довідок.

У разі якщо актовий запис оцифрували та внесли до Державного реєстру актів цивільного стану, варто звернутися до будь-якого відділу ДРАЦС або скористатися порталом Дія. Для отримання витягу необхідно пред’явити паспорт та документи, що підтверджують родинні зв’язки (наприклад, свідоцтво про народження). Послуга з видачі архівного витягу є платною – сплачується державне мито.

Якщо документів не збереглося

У разі відсутності книг державної реєстрації актів цивільного стану архів надає архівну довідку про неможливість виконання запиту. Такий документ може бути використаний у суді при встановленні факту родинних відносин.

Читайте також: Списки переселенців і описи майна: нові матеріали ДАЛО про евакуацію українців та поляків у 1944-1953 роках