Управління з питань цифрового розвитку Львівської обласної державної адміністрації успішно провело спеціалізоване навчання для керівників та адміністраторів Центрів надання адміністративних послуг (ЦНАП) регіону. Основною темою заходу стало ведення архіву та правильне оформлення документів для подальшого довгострокового та короткострокового зберігання.

Під час навчання розглянули ключові аспекти архівної справи, зокрема, які стосувалися:

• експертизи цінності документів: це процес, що дозволяє відокремити документи, які мають історичне або державне значення (постійного зберігання), від тих, чий термін зберігання закінчився, що дає змогу їх списати та знищити.
• номенклатури справ: учасники ознайомились із затвердженою номенклатурою справ на 2026 рік, яка є ключовим інструментом для систематизації та класифікації всіх документів, що створюються в установі.
• юридичної відповідальності: наголосили, що списання документів без попередньої експертизи та затвердженого акту, погодженого з відповідними архівними установами (експертна комісія установи, експертна комісія міського архіву, експертно-перевірна комісія Державного архіву), є прямим порушенням законодавства.
• як правильно рахувати терміни зберігання документів: відлік завжди йде з 1 січня року, наступного за роком завершення справи у діловодстві.

Під час заходу підкреслили, що кожен ЦНАП, який зареєстрований як юридична особа, зобов’язаний мати свій архівний підрозділ (навіть якщо він не відображений у структурі) і зберігати документи до їхньої передачі у державний або місцевий архів. Це стосується і документів з кадрових питань особового складу, термін зберігання яких складає 75 років.

Начальник управління з питань цифрового розвитку Олексій Степовий підсумував значущість проведеного навчання:

«Архів –  це наша пам’ять і юанторидична база. Якісне ведення архіву є критично важливим для нашої роботи. Воно не лише забезпечує відповідність закону, а й дозволяє нам раціонально використовувати приміщення, оптимізувати ресурси і, головне, швидко знаходити потрібну інформацію. Порядок у документах сьогодні – це швидкі та якісні цифрові послуги для громадян завтра».

Навчання та надані зразки документів, включаючи затверджену Номенклатуру справ, є цінним ресурсом, який дозволить ЦНАПам Львівщини привести свою документацію у повну відповідність до державних стандартів.