Сьогодні, у межах ініціативи з вдосконалення роботи системи електронного документообігу, відбувся офлайн-тренінг для реєстраторів комунальних закладів Львівської обласної ради. Захід був спрямований на підвищення кваліфікації працівників закладів сфери культури, спорту та соціального захисту населення, які працюють із системою електронного документообігу.

У ході тренінгу учасники поглибили свої знання щодо:

• Реєстрації та обробки документів у системі;
• Використання цифрових ключів для підпису;
• Оптимізації процесів обміну документами між установами.

Реєстратори отримали практичні рекомендації та мали можливість розглянути реальні приклади з власної роботи, що допомогло краще зрозуміти та застосувати нові знання на практиці. Особливу увагу було приділено обробці вхідних та вихідних документів у системі електронного документообігу.

«Тренінг став важливим кроком на шляху до підвищення ефективності роботи комунальних закладів культури, спорту та соціального захисту населення. Цифровізація процесів дозволяє не лише пришвидшити обмін документами, знизити адміністративне навантаження, а й забезпечити прозорість та чіткість управлінських рішень. Наша мета полягає не лише в тому, щоб впроваджувати технологічні рішення, але й у комплексній підтримці комунальних установ на їхньому шляху цифрового розвитку. Успіх цих ініціатив можливий завдяки партнерству та співпраці між усіма зацікавленими сторонами, тому ми вдосконалюємо програми навчання і супроводу, щоб забезпечити ефективне використання нових технологій у закладах», – зазначив начальник управління з питань цифрового розвитку Львівської ОВА Максим Столярчук.

Проведення таких навчань є важливим елементом вдосконалення процесів управління, а також підвищення продуктивності та ефективності використання сучасних цифрових інструментів у комунальних закладах Львівщини.

Зазначимо, що електронний документообіг має суттєві переваги перед традиційною паперовою формою ведення документації. Однією з ключових переваг є швидкість обробки та передачі документів. У паперовому форматі це може займати дні, а в разі затримок чи людського фактора – навіть тижні. Натомість електронна система дозволяє миттєво обмінюватися документами між установами та підрозділами, що сприяє оперативному прийняттю рішень і значно пришвидшує робочі процеси.

Крім того, електронний документообіг забезпечує високу точність і збереження інформації. На відміну від паперових документів, які можуть бути пошкоджені або загублені, електронні файли надійно зберігаються в системі з належним рівнем захисту даних. Це не лише знижує ризики втрати важливої документації, а й забезпечує прозорість та легкий доступ до історії документів, що значно підвищує ефективність роботи організацій та їхню підзвітність.

Нагадаємо, що у 2023 – 2024 роках Львівська ОВА спільно з Львівською обласною радою впровадили систему електронного документообігу у 79 комунальних закладах, підприємствах та установах сфер соціального захисту населення, медицини, культури та спорту, що охопило 494 працівника.

Читайте також: «Журналістика даних»: у Львівському національному університеті імені Івана Франка запровадили новий модульний курс