Впровадження системи електронного документообігу в комунальних закладах Львівської обласної ради реалізовано спільними зусиллями команд Львівської обласної військової адміністрації та Львівської обласної ради.

Першим етапом реалізації цієї ініціативи була робоча зустріч з керівниками установ, де були визначені її ключові аспекти та цілі. Після цього зібрали необхідний обсяг інформації, включаючи визначення відповідальних осіб, реєстраторів системи та отримання штатного розпису організацій. На основі отриманих даних були здійснені технічні налаштування системи, і провели серію навчань. 

А саме, для успішного впровадження е-документообігу провели два офлайн та два онлайн навчання, що забезпечило максимальну доступність і ефективність процесу освоєння нової системи. Крім того, відповідальні особи за е-документообіг в комунальних закладах Львівської обласної ради отримали доступ до відео навчань, які допомогли їм ознайомитися з основними аспектами роботи в системі. 

Станом на сьогодні дану ініціативу успішно реалізували і система електронного документообігу вже повністю функціонує для 245 працівників  50 комунальних установ Львівщини. А обмін електронними документами між Львівською обласною військовою адміністрацією, її структурними підрозділами, районними державними адміністраціями та обласними комунальними підприємствами, закладами та установами Львівщини здійснюватиметься виключно через систему.

«Впровадження електронного документообігу дозволяє значно підвищити ефективність та прозорість роботи комунальних закладів. Це сприяє швидкому доступу до необхідної інформації, зменшенню обсягу паперової роботи, а також зниженню ризиків втрати документів. 

Крім того, цифровізація документообігу є важливим кроком до інтеграції сучасних технологій у повсякденну діяльність установ, що відповідає глобальним тенденціям розвитку та позитивно впливає на загальну продуктивність та якість їх роботи», – зазначив начальник управління з питань цифрового розвитку Львівської ОВА Максим Столярчук.

Зазначимо, що у  2023 році забезпечили надійний та захищений обмін електронними документами на базі системи електронного документообігу «Megapolis.DocNet» у 70 територіальних громадах Львівщини та 29  комунальних закладах Львівської обласної ради медичного спрямування.

Читайте також: Управління з питань цифрового розвитку Львівської ОВА спростували 4 найпопулярніші стереотипи про роботу ЦНАПів на Львівщині